Hochzeitsfotograf und Unternehmer | Büroorganisation

Für meine Arbeit gilt seit Jahren ein klares Motto: “Ich will früh Feierabend machen, deshalb arbeite ich so effizient wie möglich”. Wer mir erzählt, er sitzt täglich 14 Stunden im Büro dem glaube ich erstens nicht und zweitens empfehle ich ihm seine Arbeit besser zu strukturieren (ICH = SCHLAUMEIER). Struktur und Effizienz gibt es auf ganz vielen kleinen Ebenen. Man muss nur genau hinschauen und findet schnell Prozesse und Vorgänge, die sich mit ein paar Kniffen vereinfachen und somit beschleunigen lassen. Heute möchte ich Euch einen kleinen Ausschnitt davon zeigen.

Als Hochzeitsfotograf bekomme ich deutlich mehr Anfragen, als Aufträge. Schön wäre es natürlich andersrum, aber von der Utopie kann ich mich getrost verabschieden. Viele Anfragen heißt viele Mails, Antworten, Rückantworten, doppelt vergebene Termine, Hochzeitspaare die absagen, oder sich nicht zurück melden, etc.. Dafür habe ich einen simplen Workflow eingerichtet:

Jede Anfrage wird von innerhalb von 24 Stunden beantwortet. Ein Großteil der Anfragen kommt über das Anfrageformular meiner Website. Das Formular enthält Pflichtfelder für Email, Datum, Ort und ein Feld in dem abgefragt wird, wie mich das Brautpaar gefunden hat. Damit habe ich die wichtigsten Details für eine Hochzeit ohne Aufwand abgefragt. Als Antwort erhalten die Paare von mir eine Paketübersicht im PDF Format, sowie ein FAQ Flyer, indem ich die häufigsten Fragen von Brautpaaren beantworte. Die Übersicht ist in meinem Design gestaltet und beinhaltet nicht nur ein Angebot für eine ganztägige Hochzeitsreportage, sondern auch andere Pakete, wie After Wedding Shootings, etc.etc. Selbst Fahrtkosten sind darin enthalten. Das PDF ist auf meinem Rechner gespeichert und in der Dropbox abgelegt, damit ich selbst mit dem Handy, meine Preisliste verschicken kann. Wenn es irgendwie möglich ist, versuche ich vorher mit den Paaren telefonisch in Kontakt zu treten, denn das erhöht die Chance, dass ich den Job tatsächlich bekomme. Danach erhält jedes Paar von mir automatisch eine unverbindliche Option in meinem Terminkalender. Ist der Termin noch frei, ist es die 1. Option. Steht dort bereits eine Anfrage ist es die 2. Option. Um nicht durcheinander zu geraten gilt jede vergebene Option genau 14 Tage, danach verfällt sie automatisch, wenn sich das Brautpaar nicht gemeldet hat.
Paare die bei mir fest buchen wollen, erhalten einen Vertrag. Ist der Vertrag unterschrieben und die Anzahlung auf meinem Konto eingegangen, ist der Termin fest gebucht. Ich verfahre immer gleich nach dieser Regel und gerate so niemals durcheinander. Der Vertrag für Hochzeitsfotografen enthält nicht nur die Anschrift des Brautpaares, sondern alle Adressen, Zeiten und Telefonnummern, die ich für den Hochzeitstag benötige. Ich scanne ihn ein und hänge ihn als PDF an den Kalendereintrag des Hochzeitstages. So habe ich alle benötigten Informationen dabei.  Persönliche Gespräche, oder Telefonate schreibe ich grundsätzlich mit und speichere mir die Mitschrift in einem eigenen Ordner auf meinem Computer ab. Alle Emails sind per IMAP Account mit meinem iPhone synchronisiert. So kann ich zügig Informationen abrufen, wenn ich sie benötige. Dazu habe ich eine klare Ordnerstruktur in meinem Postfach um Nachrichten schnell wieder zu finden und nicht lange suchen zu müssen. Die Sortierung ist ganz simpel: Jahr/Monat+Vorname Braut+Vorname Bräutigam. Exakt genauso sehen die Dateiordner der Kunden auf meinem Rechner aus. Zusätzlich gibt es in der Email Ordnerstruktur, Ordner für Anfragen und ein Archiv. Ist das Jahr um, kommen alle Hochzeiten in einen Jahresordner. So geht wirklich nichts verloren und ich kann entspannt fotografieren.

Achja! Meine Ordnerstruktur in Lightroom sieht übrigens ähnlich aus. Ganz egal, wo ich mich auf meinem Rechner gerade befinde, alle Ordner sehen gleich aus und ich bin immer schnell orientiert.

Also Leute, räumt Euren Schreibtisch auf und ihr werdet feststellen, dass Büroarbeit nicht so schlimm ist und ihr mit einem strukturierten Workflow mehr Zeit zum Fotografieren, resp. Geld verdienen habt. Oder ihr nutzt die Zeit um einfach mal in der Sonne zu liegen. Das ist übrigens auch ganz schön :-).

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